Setelah bekerja dengan sejumlah penyelenggara acara selama bertahun-tahun, saya menemukan bahwa ada beberapa hal yang dapat dengan mudah diabaikan ketika Anda berada di tahap awal perencanaan acara pertama Anda. Dengan memperhatikan 4 hal ini sejak awal akan memastikan acara Anda berjalan dengan lancar:
Sudahkah Anda memperoleh izin yang diperlukan untuk mengadakan acara blueacre seafood Anda?
Apakah Anda diharuskan untuk mengajukan Izin Acara Khusus atau tidak akan tergantung pada hukum komunitas, kota, atau kota Anda. Ini harus menjadi hal pertama yang Anda perhatikan. Beberapa komunitas mengharuskan Anda mengajukan izin untuk acara apa pun yang dihadiri lebih dari 1.000 orang, sementara beberapa komunitas mungkin meminta aplikasi untuk acara apa pun di atas 10 tahun. Mungkin juga ada ambang batas di mana kehadiran polisi diperlukan untuk memastikan ketertiban tamu Anda. Taruhan terbaik Anda adalah menghubungi dewan kota atau pemerintah daerah Anda sehingga mereka dapat memberi tahu Anda tentang persyaratan khusus untuk mengadakan acara di daerah tersebut.
Keamanan
Orang-orang ingin bersenang-senang dan mereka pasti ingin berpartisipasi dalam acara Anda karena ini menjanjikan waktu yang baik untuk seluruh keluarga. Ingatlah bahwa salah satu daya tarik terbesar untuk acara Anda tidak hanya kegiatan menyenangkan yang ditawarkan, tetapi juga tingkat organisasi dan fokus pada kesejahteraan dan keselamatan peserta acara. Apakah lokasi acara Anda berada di area yang aman? Apakah anak-anak akan aman jika mereka tersesat? Apakah Anda berada di dekat jalan dengan lalu lintas padat? Apakah tempat acara tertutup dan dipagari atau dapatkah orang yang tidak diundang masuk ke kerumunan peserta Anda? Mengatasi ini dan masalah keamanan lainnya tidak hanya akan memastikan keamanan peserta Anda, tetapi juga memungkinkan Anda untuk memasarkan acara Anda sebagai acara yang menarik dan aman untuk dibagikan oleh semua orang.
Makanan
Lebih sering daripada tidak, acara akan mencakup semacam makanan atau minuman untuk peserta. Logistik yang terlibat dalam memberi makan ratusan orang bisa menakutkan tetapi sedikit perencanaan akan memastikan tidak ada yang kelaparan. Dua hal yang harus Anda tanyakan pada diri sendiri adalah: Dari mana makanan itu berasal dan bagaimana saya memiliki gagasan yang akurat tentang berapa banyak makanan yang saya perlukan?
Untuk mengatasi masalah pertama, Anda perlu memutuskan apakah Anda akan menyewa perusahaan katering atau membeli dan menyajikan makanan sendiri. Keuntungan menyewa perusahaan jelas bahwa mereka akan menangani semuanya mulai dari pembelian makanan, memasak makanan, menyajikan makanan, dan membersihkan setelah acara. Kelemahannya adalah biaya tentu saja. Jika Anda memiliki kelompok sukarelawan acara yang baik, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mengambil pekerjaan itu sendiri. Biaya yang dihemat mungkin sepadan dengan usaha.
Masalah kedua dalam memutuskan berapa banyak makanan yang akan dibeli bisa menjadi yang paling sulit. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah membeli 2.000 hot dog hanya untuk mengetahui bahwa peserta Anda lebih berminat untuk hamburger. Untuk mendapatkan jumlah makanan yang paling akurat yang dibutuhkan untuk acara tersebut, pastikan Anda menyertakan bagian pada formulir entri acara Anda untuk mengumpulkan preferensi makanan peserta (hot dog atau hamburger). Saat formulir pendaftaran masuk, Anda akan dapat secara akurat memproyeksikan berapa banyak dan jenis makanan apa yang harus Anda isi dalam minggu-minggu sebelum acara.
Bagaimana Anda Mengumpulkan Data Peserta dan Pembayaran?
Tantangan terbesar untuk menyelenggarakan acara adalah menemukan cara untuk mengumpulkan pembayaran dan data peserta secara efisien. Idealnya, Anda ingin merancang prosedur yang efisien waktu untuk staf acara Anda dan cepat dan mudah bagi peserta.
Di masa lalu, pendaftaran acara ditawarkan secara eksklusif pada formulir pendaftaran kertas dan mungkin seperti ini: Peserta akan mengisi formulir kertas dan mengirimkannya ke acara melalui pos termasuk cek. Setelah diterima oleh acara tersebut, seorang anggota staf harus secara manual mentransfer informasi pribadi peserta ke dalam spreadsheet dan melakukan perjalanan ke bank untuk melakukan setoran. Setelah satu atau dua minggu menunggu, peserta akan mendapatkan kembali surat konfirmasi masuknya ke acara tersebut. Perhatian utama di sini adalah lamanya waktu yang dibutuhkan staf Anda untuk memproses satu entri dan waktu yang harus menunggu peserta sebelum menerima konfirmasi. Hasilnya bisa menjadi staf acara yang terlalu banyak bekerja dan peserta yang tidak yakin apakah pembayarannya telah diterima.
Tren yang berkembang di industri acara saat ini adalah penggunaan perangkat lunak pendaftaran online. Ada berbagai perangkat lunak pendaftaran acara di luar sana, beberapa lebih baik daripada yang lain. Anda akan ingin menemukan satu yang menawarkan otomatisasi lengkap dari semua tugas yang biasanya diperlukan dalam menyelenggarakan acara. Ini berarti menemukan perangkat lunak yang menyediakan pemrosesan kartu kredit online, formulir pendaftaran online yang mudah disesuaikan, database aman untuk menampung data peserta Anda, berbagai opsi pelaporan data yang dapat diakses dari koneksi internet apa pun, email konfirmasi otomatis yang dikirim ke peserta setelah melakukan pembayaran online, dan sistem pemasaran email yang memungkinkan Anda untuk tetap berhubungan dengan peserta Anda dan menjangkau mereka tahun berikutnya untuk mengundang mereka ke acara Anda. Jika Anda menemukan perangkat lunak yang tepat untuk acara Anda,